BioMars globale IT-organisation har været igennem en stor transformation. I dag kan de høste gevinsterne, efter de har samlet alt på en ServiceNow platform. En løsning, som giver både IT og de 1600 ansatte en langt mere effektiv arbejdsgang.

Behov for professionalisering og standardisering 

BioMar er en af verdens førende leverandører af højtydende fiskefoder til akvakulturbranchen. I dag har virksomheden mere end 1600 ansatte og distribuerer fiskefoder til 80 forskellige lande. Som en stor global spiller i rivende vækst oplevede BioMar et stigende behov for at professionalisere og standardisere deres globale IT-organisation. Så brugerne havde samme oplevelse af virksomhedens IT-service, og der kunne skabes synergi og videndeling på tværs.

Fra decentral til central

Oprindeligt var BioMars globale IT-organisation decentraliseret, hvor de enkelte lande og afdelinger havde deres egen interne IT-support. Det betød, at mange opgaver blev løst ad hoc, og at der ikke var en fælles standard for virksomhedens IT-service. Derfor blev der truffet beslutning om at centralisere IT-organisationen og at implementere ServiceNow som den understøttende platform. Processen var opdelt i tre spor: IT Service Management (ITSM), IT Business Management (ITBM) og Application Portfolio Management (APM), som blev designet og implementeret sideløbende af tre forskellige projektteams og konsulenter fra Syspeople (nu The Cloud People Danmark)

Nye muligheder med MyIT

For at imødekomme ønsket om en fælles standard for virksomhedens IT-service fik BioMar som noget af det første etableret en flersproget serviceportal med dertilhørende servicekatalog, som blev døbt MyIT. MyIT er understøttet af de nye processer, som BioMar har fået implementeret i ServiceNow: Incident (inkl. Major Incident Management), Knowledge Management, Request Fulfillment, Change Management, Problem Management, CMDB og APM. Den nye portal gør det muligt for de 1600 ansatte at finde guidelines og vejledninger, se driftstatus, samt rapportere request og incident til IT-afdelingen. Førhen blev disse forespørgsler løst via e-mail, hvilket var meget tidskrævende. Den nye ITSM-løsning er begyndt at frigøre tid i den globale IT-organisation, da opgaverne bliver løst mere effektivt, og de 1600 medarbejdere nu selv kan finde svar på en række spørgsmål i serviceportalen: MyIT.

Prioritering og synliggørelse 

Et andet ønske for BioMar var at skabe overblik over de mange IT-projekter, samt at kunne prioritere opgaverne og synliggøre værdiskabelsen ud i forretningen. Derfor blev der oprettet en Idea-portal, hvor brugerne kan indrapportere ideer og ønsker til IT-organisationen. Desuden fik BioMar implementeret en demand-proces, hvor de kvalificerede ideer fra Idea-portalen bliver screenet og yderligere kvalificeret. De godkendte projekter overføres i dag til Project Management modulet, hvor IT-afdelingen hurtigt kan danne sig et overblik over afdelingens mange projekter og deadlines. Med implementeringen af ITBM kan IT-organisationen i BioMar understøtte de strategiske tiltag og dokumentere deres værdiskabelse, da afdelingen nu har fuldt overblik over deres portefølje af IT-projekter og kun bruger tid og ressourcer på projekter, som er kvalificeret og godkendt i demand-processen. 

Overblik over IT-applikationer

Det sidste spor, BioMar fik implementeret, var APM-sporet. Dette spor handlede om at identificere og strukturere de interne business capabilities og business applications. Ved hjælp af ’Business Capability Mapping’ fik Biomar lavet et hierarki over, hvilke egenskaber og kompetencer der er nødvendige for at udføre virksomhedens opgaver. Efterfølgende blev BioMars business applications – de understøttende IT-applikationer evalueret. Derved har IT-organisationen nu fuldt overblik over de interne business capabilities og applications, samt fået et effektivt og strategisk beslutningsværktøj, de kan bruge til at optimere deres portefølje.

Synergi og vidensdeling på tværs

ed den nye struktur har BioMar været på en rejse, der har berørt både kulturen, teknologien og processerne. Kulturelt, fordi de decentrale enheder er blevet samlet under én centraliseret global IT-organisation. Teknologisk, fordi man er gået fra at bruge forskellige IT-applikationer til at samle hele Biomars IT-support og service i ét system, og procesmæssigt, fordi der er lavet standardiserede processer for håndteringen af de forskellige request og incident, samt Knowledge-, Change- og Problem Management. Den nye struktur og løsning betyder, at virksomhedens 1600 ansatte i dag oplever en langt hurtigere og mere effektiv IT-service, og at BioMars globale IT-organisationen har fuldt overblik over projekter, kan prioritere ressourcer og synliggøre deres værdiskabelse i resten af virksomheden. Med andre ord kan der nu skabes synergi og videndeling på tværs.

Næste skridt på rejsen 

Selvom BioMar er nået langt, er de allerede i fuld gang med fase 3, hvor de bl.a. er ved at implementere Ressource Management modulet og tidsregistrering. Med implementeringen af fase 3 bliver det nemmere for IT-organisationen at planlægge, prioritere, registrere og optimere ressourcerne, samt sikre en ensartet beslutningsproces.