Usein syy siihen, miksi yritykset eivät valitse käyttöönsä työkaluja, joilla taataan yhteistyön ja tuottavuuden lisääminen työyhteisöissä, liittyy jollain tapaa Microsoft Office -tuoteperheeseen. Toisin sanoen, yritykset miettivät onko todella mahdollista selviytyä Google Workspacen avulla maailmassa, jossa suurin osa käyttää edelleen Wordia, Exceliä ja Powerpointia?
Vastaus on – ehdottomasti! Itse asiassa, yhteistyö Microsoft Officea käyttävien yritysten kanssa ei ole koskaan aiemmin ollut niin helppoa ja yksinkertaista kuin nyt. Ekosysteemien välinen yhteiskäyttö on oikeastaan melkein helpompaa kuin esimerkiksi työskentely käyttäen Microsoft Officen työpöytäsovelluksia ja Outlookin online-versiota yhdessä.
Google Drive tukee yli 100 erilaista tiedostomuotoa, mukaan lukien Microsoft Word, Excel ja Powerpoint tiedostotyypit sekä pdf-, kuva-, video-ja ääniteformaatit. Microsoft Office -tiedoston muokkaus voidaan tehdä suoraan Google Docsissa, Sheetsissa ja Slidesissa ilman, että sinun on ensin muunnettava tai muutettava tiedostotyyppiä – luonnollisesti ilman erillistä Microsoft Office-lisenssiä.
Edellä kuvatun perustoiminnallisuuden lisäksi voit hyödyntää Google Workspacen älykkäitä yhteismuokkaus ominaisuuksia eri tiedostotyypeille, esimerkiksi tehtävien delegoiminen sekä muutoksista ja päivityksistä ilmoittaminen asiakirjojen kommentointi toimintoa hyödyntämällä. Saman asiakirjan yhteismuokkaus tapahtuu kollegoiden kanssa niin, että sinulla on kattava yleisnäkymä kaikista tehdyistä muutoksista ilman viiveitä.
Samat älykkäät ja sujuvat yhteismuokkaus toiminteet ovat käytössäsi myös Docsin, Sheetsin ja Slidesin mobiiliversioissa, kun olet toimistosi ulkopuolella.
Käytännön esimerkki siitä, kuinka yksinkertaista ja vaivatonta Workspace työskentely on – vastaanotat sähköpostin, jossa on liitteenä Word-asiakirja, johon sinun on tehtävä joitakin päivityksiä ennen asiakirjan palauttamista lähettäjälle.
Sähköpostin saatuasi, voit avata ja muokata liitettä suoraan Google Docs:ssa yhdellä napsautuksella. Kun tarvittavat muutokset asiakirjaan on suoritettu, päivitetty asiakirja lähetetään takaisin vastauksena alkuperäiseen sähköpostiin suoraan Google Docs:in toimintovalikosta. Tehtävä suoritettu!
Asiakirjan Word -muotoilu säilyy entisellään eikä asiakirjaa tarvitse ladata työasemalle muokkaamista varten. Sinun ei myöskään tarvitse erikseen etsiä alkuperäistä viestiä sähköpostista ja ladata muokattua asiakirjaa uudelleen sähköpostiviestin liitteeksi. Asiakirjan muokkaamisen voit tehdä joustavasti missä ja milloin tahansa, koska toimenpide ei vaadi paikallisia ohjelmistoja asennettuna laitteellesi.
Voisiko sähköpostin liitteiden käsittely ja muokkaaminen olla enään helpompaa?
Ne, jotka työskentelevät paljon laskentataulukoiden kanssa voivat joutua usein työskentelemään sekä Excel että Sheets sovelluksilla. Yksi syy tähän ovat Excel makrot, joita hyödynnetään toistuvien tehtävien ja prosessien automatisoinnissa hyvin paljon. Makroja voidaan kuitenkin luoda myös Sheets:iin hyvin helposti käyttämällä toimintosarjan nauhoittamista “recording” ja samalla vältytään monimutkaiselta skriptin kirjoitustyöltä.
Vaihtoehtoja löytyy myös niille, jotka työskentelevät laskentataulukoilla, joissa on tallennettuja Excel makroja. Yksi näistä mahdollisuuksista on asentaa Googlen oma “Macro Conversion” -lisäosa, joka löytyy Google Workspace Marketplace:sta. Lisäosalla voidaan muuntaa VBA (Visual Basic for Applications) skripti Googlen Apps Script -muotoon. Tämä vaihtoehto edellyttää Google Workspace Enterprise Plus -tilausta.
Toinen mahdollisuus, jota monet yritykset käyttävät, on Sheetgo. Tämän työkalun avulla voit automatisoida ja määritellä prosesseja, työnkulku- ja toimintosarjoja ominaisuuksilla, jotka ovat paljon pidemmälle kehitettyjä kuin Excel:in vastaavat ominaisuudet. Excel-laskentataulukoita voidaan käyttää sekä tiedon lähteenä että kohteena samalla kun muutoksia ja päivityksiä tehdään Sheets-taulukoissa.
Lopuksi yhteenvetona – jopa edistyneille, paljon työssään Excel-laskentataulukoita käyttäville työntekijöille on olemassa mahdollisuuksia ja vaihtoehtoja päivittäisen työn sujuvoittamiseen nykyaikaisilla työkaluilla. Käytännössä, melkein kaikille meistä on huomattavasti nopeampaa ja helpompaa työskennellä työkaluilla, jotka on alusta asti suunniteltu pilveen ja ovat 100% pilvessä. Hyvin harva meistä kaipaa enään jatkuvaa selvitystyötä siitä, kenellä on viimeisin päivitetty asiakirjan versio tallennettuna omalla työasemalla tai sähköpostin liitteenä…
Google on tilannut Quadrant Strategies yritykseltä riippumattoman tutkimuksen Google Workspace ja O365 työkalujen vaikutuksista niitä käyttävien yritysten toimintaan. Lataa tuore vaikutusraportti täältä.