Digitalisaation vauhti kiihtyi pandemian aikana. Kun muutoksia oli tehtävä nopeasti, yritykset ja julkishallinnon toimijat alkoivat käyttää Now-alustaa uusiin tarkoituksiin. Alusta on työnkulkuja tehostava koneisto, jota voi käyttää monenlaisten prosessien sujuvoittamiseen.

Kun pandemia-aalto pyyhkäisi Norjan yli maaliskuussa 2020, IT-konsulttiyhtiö The Cloud Peoplen konsernijohtajalle Bjørn Jarlille tuli kiire. 

The Cloud People on keskittynyt kehittämään kahta pilvipohjaista IT-alustaa: Google Cloud Platformia ja ServiceNow'ta. Yhtäkkiä molempia alustoja alettiin käyttää aivan uudenlaisiin tarkoituksiin. 

Yritykset kaikkialla maailmassa esittivät samaan aikaan samat kysymykset: 
– Miten järjestämme työntekijöille tehokkaat etätyöyhteydet nopeasti?
– Miten fyysisesti eri paikoissa sijaitsevat työntekijät voivat tehdä yhteistyötä tehokkaasti?
– Miten järjestämme IT-palvelut ja henkilöstöhallinnon palvelut, kun kaikki työntekijät ovat etänä? Tai miten huolehdimme tehokkaan asiakaspalvelun tarjoamisesta asiakkaille?
– Miten luomme toimivat prosessit uusien työntekijöiden perehdyttämiseen ja yrityksestä lähtevien työntekijöiden käsittelyyn, kun toimistolla ei ole ihmisiä sitä varten? 
– Miten varmistamme, että toimimme uusien määräyksien mukaisesti esimerkiksi pitämällä kirjaa toimistolla olevista henkilöistä mahdollista tartunnanjäljitystä varten? 

Nopeita ratkaisuja viranomaistarpeisiin

Samaan aikaan viranomaisten kaikkialla maailmassa piti löytää keinot ratkaista nopeasti ennennäkemättömiä ongelmia:

• Miten huolehditaan jatkuvasti muuttuvien rajoitusten ja tartuntojen torjuntatoimien käyttöönotosta?
• Miten toteutetaan testaus ja uudet rajamuodollisuudet?
• Millä perusteella yrityksille tai työntekijöille voidaan myöntää tukia?
• Miten varmistetaan toimiva lääkintävälineiden logistiikka terveydenhuollon palveluille ja niiden välillä? 
• Miten toteutetaan massarokotukset ja muun muassa niihin liittyvät ajanvaraukset, annostelu, kirjaukset potilastietojärjestelmään, käytännön työ rokotuspisteellä ja yhteydet eri rekistereihin?

Näitä kysymyksiä ei voitu ryhtyä ratkomaan pitkäkestoisten IT-projektien puitteissa. Yleisesti on totuttu siihen, että laajamittaiset viranomaisprojektit kestävät vuosia ja niihin liittyy perusteellisia ja aikaa vieviä hankintaprosesseja. Nyt päätöksiä tehtiin nopeammin kuin koskaan ennen. Valtioiden hallituksetkin odottivat alan toimittajilta uudisajattelua.

Now-alusta riensi apuun

Monen yrityksen ja julkishallinnon toimijan pelastukseksi tuli ServiceNow-ohjelmistoyritys, joka tunnetaan parhaiten suuryritysten IT-osastoilla. 

– Now-alusta on markkinoiden paras työnkulkutyökalu, ja sen avulla voidaan optimoida käytännössä mikä vain prosessi. Pandemian aikana monissa yrityksissä huomattiin, että IT-osastolla oli jo Sveitsin armeijan linkkuveitsi. Pilvialustasta piti vain ottaa käyttöön lisää toimintoja. Näin moni pääsi nopeasti vauhtiin, Jarl kertoo ja jatkaa:

– Now-alusta voi helpottaa kehitystyötä merkittävästi, sillä alusta hoitaa monia tehtäviä, kuten integraatiot muihin järjestelmiin, käyttäjien hallinnan, käyttöliittymien mallit ja paljon muuta. Alustalla voi jopa luoda työnkulkuihin perustuvan natiivin iOS- ja Android-mobiilisovelluksen ilman IT-kehittäjän apua. 

Valmiussovellusten luomista

Nyt ServiceNow, jonka tavoitteena on tehdä maailmasta parempi paikka parantamalla työnkulkuja, on alkanut tarjota sovelluksia uusiin tarpeisiin. Niinkin aikaisin kuin 16.3.2020 yritys ilmoitti suunnitelmastaan auttaa viranomaisia ja yrityksiä selviytymään pandemiasta.

Osana suunnitelmaa yritys tarjosi valmiusjärjestelmien hallintaan neljä sovellustaan, jotka on kehitetty monimutkaisia työnkulkuja varten. Kaksi kuukautta myöhemmin yli tuhat organisaatiota eri puolilla maailmaa oli ladannut sovellukset, ja The Cloud Peoplen kaltaiset kumppaniyritykset olivat sovittaneet niitä paikallisiin olosuhteisiin. 

Pandemian alusta asti viranomaiset ja suuryritykset kaikkialla maailmassa ovat käyttäneet Now-alustaa aivan uudenlaisten tehtävien tehokkaaseen hoitamiseen. Samalla ne ovat sopeuttaneet olemassa olevia prosessejaan uuteen aikaan, jossa ihmisten on pystyttävä tekemään työtä yhtä tehokkaasti kotona kuin toimistolla.

– Tämä on ollut hiljainen vallankumous, toteaa Jarl, joka kiihtyvällä tahdilla palkkaa uusia ServiceNow-asiantuntijoita kaikkiin Pohjoismaihin ja Puolaan Euroopan suurimpaan ServiceNow-konsulttiyhtiöönsä. 

LUE MYÖS: Smart Resourcing

– Pandemia on opettanut sekä elinkeinoelämälle että julkishallinnolle, että maaliin on nopeampiakin reittejä. Tulevaisuudessa vallalla ovat harkitut prosessit, olipa kyse IT:stä, henkilöstöhallinnosta, asiakaspalvelusta tai muusta. Näitä prosesseja varten luodaan ihanteelliset työnkulut ServiceNow-alustan kaltaisilla huipputyökaluilla, Jarl selittää. 

Kaipaatko lisätietoa?

Vai haluatko keskustella kanssamme siitä, miten asiantuntijamme voivat auttaa kehittämään yrityksesi IT:n, henkilöstöhallinnon tai asiakaspalvelun prosesseja? Varaa tapaaminen kanssamme!

Lue myös: Increased productivity and quality with ServiceNow at Bertel O. Steen (English)