Med opptil 50 000 ansatte og innleide var det viktig for Equinor å skape en bedriftsløsning som kunne skaleres, skape en enhetlig opplevelse og være enkel å navigere i for alle de ansatte. Finn ut hvordan et av verdens største energiselskaper har utnyttet verdien av ServiceNows Employee Center.

Utfordrende å finne tjenester og informasjon

Equinor har brukt ServiceNows Service Portal for sine ansatte i mange år. Serviceportalen tilbyr mer enn 1 500 tjenester og 5 000 kunnskapsartikler. I 2018 omprofilerte Equinor Serviceportalen, noe som ga portalen en mer helhetlig visuell identitet, selv om strukturen og brukervennligheten ikke ble forbedret. Det var imidlertid utfordrende for brukerne å finne tjenestene og informasjonen de trengte i tjenesteportalen. Flere interne funksjoner (f.eks. IT, undergrunnstjenester) ønsket egne tjenesteportaler for å vise sine tjenester, i den tro at det ville løse problemet for brukerne og gjøre det enklere å finne de ulike tjenestene i tjenesteportalen.

Equinor bestemte seg for å lage en visjon og en strategi for å sette retningen for hvordan tjenesteportalen skulle se ut fremover.

Visjon :
En serviceportal med et personlig preg.
Tilbyr tjenester og støtte basert på tidligere personlig bruk og en "persona"-tilnærming.

Strategi:
Én felles portal for Equinor, tilgjengelig fra personlige foretrukne enheter. Moderne, lett å navigere og brukervennlig. Styrker tjenesteeierskapet og forbedrer muligheten for selvbetjening og automatisering.

Et nytt strukturert univers

For å oppfylle visjonen og strategien bestemte Equinor seg for å gå over til ServiceNows Employee Center. Employee Center sikrer at Equinor bruker den nyeste teknologien og kan dra nytte av de nye funksjonene fra ServiceNow, noe som gjør det mer fleksibelt fremover.

Reisen - fra idé til lansering

For å sikre en vellykket overgang fra Service Portal til Employee Center etablerte Equinor et prosjektteam med eksperter (arkitekter og UI/UX-designere) fra The Cloud People og ansatte fra Corporate Service Management-teamet (Service Portal Editor og Service Analysts) i Equinor. Det ble også opprettet en referansegruppe med interne interessenter som fagforeningsrepresentanter, tjenesteeiere og tjenesteporteføljeeiere.

Det første trinnet var å undersøke de ulike brukerne, hvordan de bruker portalen og hvilke behov de har for det nye Employee Center. For å løse dette utviklet teamet ulike personas ved å intervjue og samle inn informasjon fra viktige interessenter og ansattgrupper i Equinor. Dette var viktig, ettersom de som jobber på ulike områder som HR, IT, økonomi, administrasjon, anlegg, offshore osv. hadde ulike behov og arbeidsmåter.

Det var også viktig å bestemme seg for en styring på et tidlig stadium, ettersom det var så mange parametere å ta hensyn til. Hvordan skulle taksonomien se ut, og hva skulle være tillatt på forsiden? Slike spørsmål var av stor betydning og spilte en avgjørende rolle for å sikre en vellykket overgang til det nye Employee Center.

Gjennom hele prosjektet var det et tett samarbeid mellom Equinor og The Cloud People. Prosjektet startet i mai 2022, hvor teamet brukte tid på å samle inn og strukturere data og informasjon fra workshops. Etter sommeren ble prototypen laget og besluttet. Den tekniske implementeringen tok tre måneder, og Equinor kunne lansere sitt nye Employee Center i desember 2022.

Fordelene for Equinor

Med det nye Employee Center har Equinor oppnådd en rekke fordeler, blant annet

• En ny portal med ny merkevare, med konsernets identitet på tvers av alle funksjoner.
• Den nyeste teknologien som gjør dem i stand til å utnytte de nye funksjonene fra ServiceNow fremover.
• Enkelt å skalere og legge til nye forretningsfunksjoner iEmployee Center.
• Detnye AI-søket, som gjør det enklere åfinne innhold.
• Muligheten til å tilpasse innholdet/portalen til ulike ansattgrupper, slik at det blir enklere for dem å finne det som er relevant og viktig for dem.
• En mobilapp som skaper en enhetlig opplevelse på tvers av plattformer og gir de ansatte enkel tilgang til Employee Center når de er på farten.

I fremtiden har Equinor som mål å personalisere innholdet enda mer og jobbe med analyser for å få oversikt over hvordan man kan forbedre søket og innholdet i Employee Center.