Google Cloud og Google Workspace sørger for effektivt samarbeid, informasjonsflyt, datainnsamling og -analyse for nytt trikkeprosjekt i Helsinki. Plattformen er utviklet og levert av The Cloud People på rekordtid.

I løpet av 2024 skal Helsinkis nye trikkelinje fra Kalasatama (Fiskehamnen på svensk) til Pasila (Böle) stå klar sammen med ombygde veier og en ekspressykkelvei som anlegges parallelt med trikkesporene. Den nye linjen blir nesten fem kilometer lang og vil koste rundt 800 millioner kroner, inkludert veiarbeider. 

Byggherre er Helsinki by og Helsinkis transportselskap (HKL). Entreprenørene består av i alt 20 leverandører og underleverandører i to grupperinger; Sörkan Spora og Karaatti. Blant leverandørene finner vi store finske og internasjonale entreprenører som Destia, Sweco, WSP, GRK og Afry.

Bygget Business Intelligence-plattform

– Helsinki og HKL trengte en plattform for å analysere risiko, se fremdrift og pågående operasjoner. I tillegg trengte man et verktøy for å dele informasjon og samarbeide, både innad i egne organisasjoner, men også på tvers med alle leverandørene på prosjektet. Og man trengte løsningen på plass raskt, forteller Marko Mikkola, adm. direktør i The Cloud People Finland. 

For å lykkes med å levere komplekse prosjekter på tid og kost, er informasjonsflyt og tilgang til data og rapporter en nøkkelrolle. The Cloud People har på rekordtid utviklet en plattform for datainnsamling og rapportering som understøtter beslutninger basert på data. På toppen har The Cloud People satt opp et felles intranett for Kalasatamasta-Pasilaan-prosjektet som sikrer samhandling på tvers av de vel 20 leverandørene til prosjektet.

– Vi ønsket å utvikle en ny måte å jobbe med data på for denne typen prosjekter helt fra starten, forteller Lauri Metsovuori, leder for Data og IT-infrastruktur ved Kalasatamasta-Pasilaan-prosjektet om hvorfor det var viktig å få utviklet datainnsamlings- og rapporteringsplattformen.  

Intranett-plattformen som The Cloud People har utviklet bygger på Happeo og har fått navnet Katiska.

– Katiska har vært det viktigste navet for samarbeid på Kalasatamasta-Pasilaan-prosjektet. Alle nødvendige verktøy er tilgjengelige gjennom Katiska og teamene har kommunisert fremdrift og resultater på en måte som har gitt alle innsikt i utviklingen av prosjektet, fortsetter Metsovuori.

Han legger til at dataplattformen som bygger på Google-teknologi, har vært enkel å bruke.

– Google-plattformen har gjort det mulig for oss å utvikle et prosjektdashboard som samler flere datastrømmer til en sanntidsvisning. Verktøyene i Google Workspace er enkle og nyttige. De fleste av problemene vi har møtt, skyldes at verktøyene har vært ukjente. Mange av ekspertene våre kjenner bare til Microsoft 365-produktfamilien. 

Topp tre effekter fra dataplattformen

Ville Nieminen, ansvarlig for kommunikasjon i Kalasatamasta-Pasilaan-prosjektet, oppsummerer de tre viktigste effektene av plattformen for datainnsamling, dataanalyse og rapportering. 

– For det første får alle partene i prosjektet lik tilgang på data, rapportering og verktøy. Med ett domene som er eid av Kalasatamasta-Pasilaan-prosjektet har gitt alle en like god brukeropplevelse på Google-plattformen. Dette er viktig for oss fordi vi ikke trenger å forholde oss til ulike roller, som gjester.

– For det andre. Prosjektdashboardet som viser data  i sanntid, er en foregansløsnig for byggebransjen og entreprenører. Rapportene i dashbordet består av flere datakilder. Det viktigste arbeidet er imidlertid å få på plass datakildene og sikre datakvaliteten.

– Det tredje suksessfulle løsningen jeg vil trekke frem er risikostyringsverktøyet og rapportene. Godt strukturerte og administrerte data danner et grunnlag for rapporter av høy kvalitet. 

Illustrasjon: The Kalasatama–Pasila Project

Sikrer datakvalitet og sporbarhet

Petri Panttila, prosjektansvarlig i The Cloud People forklarer at datakvaliteten er sikret gjennom sporing og at ingen informasjon kan legges inn uten at det er et eierskap til den.

– Gjennom regler, sporbarhet, endringshistorikk – hvem har gjort hva og hvorfor – får vi en mye bedre datakvalitet enn på sammenlignbare plattformer. At man er trygg på at dataene stemmer, er nødvendig når man skal ta avgjørelser basert på data, sier Panttila.

Med dashboards og visuelle rapporteringer (Business Intelligence), minimeres behovet for møter. De som trenger å bestemme noe har alltid tilgang til oppdaterte data. 

– Disse selskapene er vante med å jobbe med Microsoft Office og Sharepoint som gjør det vanskelig å samarbeide og dele dokumenter med partnere utenfor organisasjonen. Med Google Workspace er det enkelt og problemfritt å dele informasjon og jobbe på samme dokumenter. Eller innkalle til videomøter. Vi har etablert en felles plattform for samarbeid, dokument og informasjon-deling som ikke setter begrensninger, sier Panttila.

Dataplattform på rekordtid

Mikkola forteller at man ikke hadde tid til et tradisjonelt IT-prosjektet med et langt forprosjekt hvor det tar år før man er live og løsningen er tatt i bruk. Til en svært lav kost og med minimalt innsats fikk The Cloud People utviklet en plattform for datainnsamling og -analyse og rapportering på bare 2 uker. I dag er det 250 brukere av Business Intelligence-plattformen.

– Google har svært gode verktøy for å utvikle applikasjoner som det er gratis å bruke. Vi laget prototype som vi satte i drift på bare ti dager. Ved å bruke metodikk som devOps, å lansere enkleste mulige produkt, få tilbakemeldinger og aksept og å jobbe i sprint, sikret vi en effektiv og rimelig utvikling, sier Mikkola.

Opprinnelig, pre koronapandemien, var planen at alle leverandørene skulle samles regelmessig i et stort møterom med plass til over 100 personer. Der skulle informasjon utveksles og diskutere fremdriften. Med Google Workspace (tidligere G Suite) har Helsinki og HKL kunnet drevet fra Kalasatamasta-Pasilaan-prosjektet minst like effektivt med digitale verktøy.

– Brukerne er svært fornøyd med plattformen og løsningene fra Google. Mange forteller oss at vi har laget en helt unik løsning, som har gjort prosjektarbeid og samarbeid mye mer effektivt og og brukervennlig, sier Mikkola. 

Kunden har hatt et mål om at løsningene som er utviklet for dette prosjektet kan brukes som eksempler for fremtidige prosjekter på hvordan dashbord og rapporter settes opp og prosjektdata vedlikeholdes. 

Prosjektet er levert med Smart Resourcing fra The Cloud People.