Da Stormberg så seg om etter en ny produktivitetsplattform sto kostnader og effektivisering av gjøremål øverst på kravlisten. De ønsket en løsning som kunne fungere på samtlige plattformer og systemer, slik hverdagen ble enklere for både de ansatte i butikk og for de på kontoret. Valget falt på Google’s G Suite, og de har allerede erfart mange gode fordeler.

Våren 2019 tok Tom Høgstøl, IT -og utviklingssjef i Stormberg kontakt med Google etter nøye research etter riktig plattform for bedriften. Stormberg hadde tidligere kjørt en tradisjonell rigg på en Citrix-basert løsning, men opplevde at det var tungvint å få tilgang til riktige filer og dokumenter. De hadde vært modne for et nytt system en god stund da valget falt på G Suite.

«Vi undersøkte Office 365 også, men fant ut at løsningen ikke var en god nok fit for oss. Dessuten var kostnadene en god del høyere enn G Suite, hvor vi også fant vi de funksjonalitetene vi var på leting etter. Løsningen fungerer på samtlige plattformer og systemer, er intuitiv og lett å sette seg inn i. Valget var derfor ikke vanskelig», forteller Høgstøl.

Anbefaling fra Google

Stormberg tok runder på kontoret hvor de gjorde research på hvem de ville samarbeide med. Siden de allerede hadde kontakter i Google henvendte de seg dit for å få anbefalinger. Blant anbefalingene Høgstøl fikk befant The Cloud People (da Symfoni Next) seg. Kombinasjonen av gode skussmål og en god dialog som ga de svarene Høgstøl ønsket gjorde at The Cloud People fikk oppdraget.

«Vi hadde innledningsvis en samtale med Tord Ripe i The Cloud People hvor vi snakket løst og ledig om våre mål og ønsker. Ved oppstart fikk vi treffe løsningskonsulent Nicolai Skogheim, som hjalp oss mye. Han satt på mye kompetanse, ga mye god informasjon og var tilgjengelig for online meetings ved behov. Nicolai hjalp og veiledet oss blant annet med å eksportere fra Exchange til Gmail, da det var mengder med mail som skulle flyttes».

En smertefri prosess

Høgstøl kan fortelle at førsteinntrykket av G Suite var svært positivt, selv for de mest skeptiske i Stormberg. I dag har de 157 unike brukere i G Suite, fordelt på hovedkontoret i Kristiansand, lager, fysiske butikker og butikksjefer. Hver enkelt har sin bruker i skyen, som gjør det mulig å styre det meste hjemmefra.

«Jeg trodde egentlig motstanden skulle være større, men det har gått smertefritt. G Suite har gitt oss muligheten til å dele på tvers av lokasjoner og avdelinger helt sømløst, og har vært lett for alle å sette seg inn i. Plattformen engasjerer veldig mange og er lett å forstå, selv for de mindre teknisk anlagte. Til og med Excel-entusiastene ser fordelene!»

Tidligere opplevde Stormberg at en del prosesser tok mye tid, men Høgstøl kan fortelle at de ved et skifte til G Suite har overvunnet en del av disse utfordringene.

«Alt av reklamemateriell til butikk lager vi selv sentralt ved hovedkontoret i Kristiansand. Tidligere opplevde vi utfordringer dersom det ble gjort raske endringer på materiellet som var i butikk. Med G Suite jobber grafikerne direkte i skyen, som gjør at alle har tilgang til alt de trenger der, på tvers av avdelinger og lokasjoner. Fordi alle butikker får varslinger om eventuelle endringer direkte på mail opplever vi at vi bruker mindre tid og dialog på å finne riktige produkter, opplysninger, etc. Vi ser effekten av relativt enkle ting veldig godt, og ser at ting flyter bedre.»

Økt produktivitet og samarbeid

Målet med et skifte av produktivitetsplattform var at alle, uavhengig av lokasjon, skulle kunne kommunisere mer effektivt. Selv om de fremdeles er i prosessen kan IT- og utviklingssjefen fortelle at Stormberg allerede kan se resultater. I dag sitter han med fjernundervisning av butikkene via Google Hangouts for å sørge for at alle er oppdatert og får en gjennomgang av Google Disk.

«Målet vårt har til enhver tid vært å bli mer effektive, samt å være mer tilgjengelig for de ansatte i butikk slik at de får den informasjonen de trenger. Tidligere har vi brukt mye tid på å få ut riktig informasjon på riktig plattform – med G Suite er alt samlet på én plattform. Vi er rett og slett blitt mer skyorienterte, og hverdagen har blitt morsommere. G Suite dekker behov vi ikke engang visste vi hadde, og inspirerer oss til å utvikle oss videre.»